+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец

Приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец

Активировать демодоступ. В конце календарного года необходимо провести экспертизу ценности хранящихся в организации и ее структурных подразделениях документов. Как соблюсти законные требования и уничтожить документы, срок хранения которых истек, расскажем в этой статье. Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводится в несколько этапов:. Прежде всего, нужно провести экспертизу всех документов организации на основании приказа руководителя о создании комиссии , и разделить их на три группы:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы.

В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня.

То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с по годы включительно. Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.

Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 Отдел кадров. Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает.

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить. Шаг 1. Формируется экспертная комиссия далее — комиссия.

При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения.

Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции. Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации.

Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать.

Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники шредер , измельчить вручную, сжечь.

При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников.

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации. Документооборот любого современного бизнеса представлен внушительным объемом различного рода документации.

Именно поэтому решение вопроса о правильной ее утилизации требует того, чтобы сотрудники специализированных отделов четко знали порядок уничтожения бухгалтерских документов. Правила хранения бухгалтерской документации от момента ее выпуска до уничтожения регулируются нормативами различных законно-правовых сфер.

В законодательной базе относительно этого вопроса выделяют следующие правоустанавливающие документы:. Правила деятельности архивов предприятия, принятые коллегиальным решением Госархива от 6 февраля года ниже по тексту — Правила.

Получать первичную информацию о том, какие нормы времени хранения установлены законом для того или иного бухгалтерского документа, нужно в Перечне. На данный момент он обновлен и отражает правила и сроки хранения документации всех видов учреждений и предприятий вне зависимости от их организационно-правовой формы.

Для удобства пользователей документы в Перечне сгруппированы по управленческим функциям. Если изучать налогово-правовую законодательную базу РФ, можно заметить, что для налоговых агентов порядок хранения финансовых бумаг со сведениями о бухучете или бухгалтерской отчетности предполагает четырехлетний срок хранения.

Следовательно, уничтожение документа, подтверждающего финансовую операцию, до истечения срока хранения запрещено регламентировано подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Для обеспечения сохранения пригодности документов предприятия часто прибегают к организации внутреннего архива. Право создавать архив является законно установленной нормой для организаций, занимающихся коммерческой и некоммерческой деятельностью, и разъяснено в Законе ФЗ.

В ходе хранения документации предприятия вправе самостоятельно выбирать вид хранения бухгалтерских документов до их уничтожения во внутреннем архиве или силами привлеченной специализированной компании. Организация внутреннего архива предприятия. Порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует правильное их хранение.

Так, если руководитель компании решает создать архив для сохранения пригодности документации, то это должна быть отдельная комната, оборудованная специальными полками, стеллажами и другими средствами для хранения бумажных и иных информационных носителей.

Помимо этого, в помещении должны быть установлены системы контроля климата, влажности и безопасности. Поэтому комната-архив должна быть максимально защищена от прямых солнечных лучей, что достигается простым занавешиванием окон;. Поэтому в случае размещения архивов компании на первых или цокольных этажах проемы окон должны быть оборудованы решетками, а вход — металлической дверью;.

Данная процедура не только приведет в порядок содержание финансовых бумаг в хранилище, но и облегчит поиск необходимых материалов сотрудникам. Оригинальный список предназначается для хранения руководителю, а копия — для внутреннего архива предприятия;.

К примеру, документы из бухгалтерии не могут получать работники иных подразделений. Исключением может быть предоставление доступа при получении письменного разрешения от директора или главбуха.

Внеофисная архивация экономических документов. Для обеспечения сохранности бухгалтерских и других документов до их уничтожения некоторые современные компании прибегают к помощи специализированных помощников — сервисов по внеофисной архивации документации. Подобные компании-помощники предлагают разместить информационные носители в помещениях, специально оборудованных для этих целей и полностью отвечающих установленным законом нормам.

Данная услуга пользуется особой популярностью у малых компаний, которым содержать собственное хранилище затратно и по финансам, и по времени.

Помимо этого, хранение документов у третьих лиц высвобождает в офисах дополнительное пространство, что в последующем еще более снижает расходы малого предприятия.

Применяемый порядок внеофисной архивации удобен не только для самой фирмы, но и для ее главбуха: отсутствует дополнительная нагрузка по созданию хранилища, номенклатурного списка документов, по предоставлению доступа, поиску и т. Руководству предприятия всегда стоит помнить о том, что порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует их правильная архивация, за нарушение норм которой полагается наложение ответственности.

Так, если в ходе проверки архива или приезда налоговиков выявлены дальнейшая непригодность бухгалтерского документа или его несвоевременное уничтожение, руководителю и главному бухгалтеру компании грозит административная ответственность в виде:.

При потере первичной бухгалтерской документации предприятия его директор обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию доказательства потери пункт 6.

Если исчезновение бухгалтерских документов стало следствием непредвиденных ситуаций или незаконных деяний злоумышленников, это необходимо подтвердить справкой свидетельствующих госслужб. К примеру, уничтожение документации пожаром доказывается заключением пожарно-контрольной службы, а их кража — документом, выданным полицейским участком.

Правила уничтожения подлежащих архивации документов, в отличие от правил их хранения, не регламентируются законом. Поэтому каждое предприятие вправе применять свой собственный порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

До того как уничтожить документацию с бухгалтерскими сведениями, необходимо изучить ее на предмет времени нахождения бумаг в архиве. Оценивать надобность документов, накапливающихся в ходе работы компании, делать выборку и передачу их на хранение в архивы должна специально созданная постоянная экспертная комиссия ЭК.

О порядке мероприятий ЭК, касающихся обработки бухгалтерских и иных организационных бумаг перед их уничтожением, трактуют те же установленные законом акты, которые регламентируют порядок и время хранения финансовых документов бухгалтерии Закон, Правила, Положение и Перечень. Согласно установленному порядку по итогам работы ЭК по оценке надобности документов, накапливающихся в ходе работы компании за один отчетный год, создаются списки документации постоянной и временной от десяти лет и более архивации, а также акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации в Правилах — пункт 2.

Составленные списки утверждаются на заседании ЭК, после чего его визирует единоличный исполнительный орган предприятия в Правилах — пункт 2.

Следующим этапом в порядке уничтожения бухгалтерских документов является передача бумаг на утилизацию в Правилах — пункт 2. Для этого составляется приемо-сдаточный акт, отражающий календарное число передачи, количественную и весовую характеристику запакованного груза с бумажными носителями.

Погружают и вывозят запакованный материал в присутствии уполномоченного должностного лица, отвечающего за сохранность архивной документации. Согласно вышеперечисленным нормативно-правовым актам о хранении и уничтожении организационной документации в текущем году предприятия могут отдать на уничтожение материалы года, поскольку их минимальный срок пятилетнего хранения подошел к концу.

Порядок уничтожения финансовых документов бухгалтерии предприятия подразумевает поэтапное оформление:.

Метод уничтожения документов предприятие может выбрать произвольно уничтожение физическим, химическим или термальный способом. Для того чтобы не допустить ошибки как при выборке бухгалтерской документации, подлежащей уничтожению, так и при самой ликвидации материала, целесообразно прибегать к помощи архивистов-профессионалов.

Их работа становится особенно незаменимой в случаях, когда объем накопившихся учетно-отчетных документов велик и его переработка требует значительных временных затрат. Специалисты архивных компаний четко придерживаются норм и правил настоящего законодательства, поэтому в соблюдении ими порядка уничтожения бухгалтерских документов можно быть уверенным.

Учитывая все вышесказанное, руководителям предприятий всегда стоит помнить о том, что в соответствии со статьей Любое предприятие рано или поздно сталкивается с неизбежной необходимостью удаления старой документации.

Договоры с партнерами, переписка, извещения судов и многие другие документы, постепенно накапливаются, тем самым занимают много места в архиве, из-за чего могут происходить сбои рабочего процесса и путаница.

Подготовка документации к утилизации — процесс сложный и требующий определенных навыков, человек без профессиональной подготовки не будет допущен к такой работе. Любой документ имеет свой срок хранения, после окончания которого, подлежит уничтожению.

Акт на уничтожение документов срок хранения которых истек: скачать бланк

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст.

Здравствуйте, уважаемые читатели! Сегодня поговорим с вами о технических моментах.

Акция месяца 8 88 Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры. Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить. Шаг 1. Формируется экспертная комиссия далее — комиссия. При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

Спецификация к договору поставки товара. Акт о недостаче товара. Унифицированная форма ТОРГ Как заверить копии документов для налоговой. Акт установки оборудования.

Проведение экспертизы ценности документов. Отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения.

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Как уничтожить документы с истекшим сроком

Образцы документов, пошаговое описание процедуры и ответственность за нарушения — все это подробно описано в статье. Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения word. Скачать заполненный образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения word. Перед началом уничтожения документов необходимо уточнить предельный срок их хранения.

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 9 ноября , печатный экземпляр отправим 13 ноября. Автор : Фабрициус Валентина Сергеевна. Дата публикации : Статья просмотрена: раз. Фабрициус В.

Уничтожение бухгалтерских документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы. Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства. Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб.

Как оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения? Формы. Ответы гос. органов. Образцы документов. Еще >>.

Начало года — самое время для того, чтобы освободить немного или много места на полках, уничтожив старые документы. Но даже несмотря на это нельзя просто так взять и выбросить эти документы. В этой статье поговорим о том, как уничтожить документы с истекшими сроками хранения. На первый взгляд процедура оформления уничтожения дел кажется сложной и практически неподъемной.

Как оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения? Иванова, налоговый консультант, 18 января г. ТОО на общеустановленном режиме действует с года.

Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить.

Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом. Как составить акт на уничтожение документов.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению. Открыть и скачать онлайн. Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

Статья: Зачем и как сдавать макулатуру. Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Анисья

    Так а 10 пункт уже вошел в силу?

  2. Софрон

    Чем регламентируется то, что сотрудник полиции при досмотре не может трогать и перемещать вещи своими руками?

  3. Антонида

    Подскажите пожалуйста.сколько стоит штраф за езду без шлема?Точной информации в интернете не нашел

  4. Раиса

    3. Уровень доверия населения к полиции является основным критерием оценки эффективности деятельности органов и подразделений полиции.

  5. Домна

    Корнев Антон скажите пожалуйста можно снимать обыск на камеру ?

  6. dramorterbu

    Да конечно интересно!

  7. Серафима

    О, у вас там порыбачить можно)

  8. sungsterem

    Посмотрел митинги потом получил это видео в рекомендованных. Ютуб красава)

© 2018 christianity-now.com